תיאור העבודה
במחלקת הגנים, תחת פיקוחם הכללי של מנהלי המחלקה, מנהל/ת המשרד מבצע/ת, מתאם/ת ומפקח/ת על המשימות הטכניות והמינהליות במשרד, התומכות בעבודת מנהלי מחלקת הגנים ואנשי צוות המחלקה, כולל ביצוע מגוון משימות משרדיות מורכבות, פיקוח על הפקידות והצוות התומך, ומילוי משימות אחרות לפי דרישה.
העבודה כוללת אינטראקציה עם כלל אנשי הצוות (עובדים ישראלים ומתנדבים בהאים) – מנהל/ת המשרד מהווה את נקודת הקשר הראשונה בכל הקשור לשאלות, תלונות ובקשות. עליו/ה לדבר עברית וערבית באופן שוטף.
התפקיד הוא בהיקף של משרה מלאה. לעיתים יתכן ותהיה דרישה לעבודה בשעות נוספות ובסופי שבוע, לביצוע משימות דחופות.
דרישות העבודה
- תיאום של ופיקוח על משימות טכניות ומינהליות, בזריזות וביעילות
- תרגום באנגלית, ערבית ועברית במהלך טיפול בבקשות העובדים הישראלים או במהלך פגישות מנהלי המחלקה עם עובדים ישראלים
- פיקוח על וניהול של הנוכחות היומית של העובדים הישראלים
- ניהול ההכנות עבור תשלום המשכורת החודשית
- ניהול הזמנות רכש, תעודות משלוח וחשבוניות תשלום לספקים ולקבלנים
- ניהול מערכת תיוק ושליפת מסמכי המחלקה
- הפעלה ותחזוקה של התקשורת המחלקתית
- ניהול מלאי נכסים וחומרי גלם, הקצאות וחלוקה
- תקשורת עם גופים ממשלתיים וארגוני עובדים; ביצוע דרישות מינהליות בהתאם
- תקשורת עם וביצוע של דרישות מינהליות מטעם משרדי ומחלקות המרכז הבהאי העולמי, בשם מחלקת הגנים – בשפה האנגלית
- תיוק נתונים לרישום מחלקתי
- אפשרות לפיקוח על אנשי הצוות התומך
- ביצוע פעולות אחרות לפי דרישה
מיומנויות נדרשות
- רמת ביניים של תכנון, ארגון, תקשורת, ידע, יכולת יישום והחלה של שיטות לניהול משרד
- יכולת שמירת סודיות ודיסקרטיות
- כישורים מוכחים בפתרון בעיות והפעלת שיקול דעת
- דיוק ושימת לב גבוהה לפרטים
- מיומנויות אירגון ויכולת עבודה בלחץ
- תחושת דחיפות בביצוע משימות
- גמישות ויכולת עבודה עם אנשים מסוגים שונים; התנהלות מקצועית אך נעימה
- יכולת העברת מידע לעובדים וצוות ההנהלה
- יכולת ניהול צרכים של קבוצות שונות, מרמת המפקחים ועד רמת הגננים
- עבודה עצמאית ללא פיקוח או תחת פיקוח מועט
- יכולת ניהול פגישות ולו"ז צוות מנהלי המחלקה
- יכולת ארגון, גמישות וניהול האתגר הטמון בצורך לתמוך במשרד בעל צוות ותוכניות מגוונים
- יכולת עבודה טובה תחת לחץ מול צוות גדול של עובדים (ברמות שונות), עבודה יעילה בקצב גבוה, גישה פרואקטיבית, מוטית-פתרונות ואפקטיבית, תוך שמירה על רמת מקצועיות גבוהה
- יכולת קבלת החלטות גבוהה
כישורים נדרשים
- ידע מקצועי בתהליכים אדמיניסטרטיביים ופקידותיים ובתפעול מערכות כגון Word ו Outlook, רישום וניהול מסמכים
- מומחיות בתקשורת מילולית וכתובה
- תקשורת טובה בכתב ובעל פה באנגלית, עברית וערבית
- יכולת שימוש ב Outlook, Word, Excel MS
- מיומנות גבוהה בעבודה עם מערכת הנהלת שכר
דרישות נוספות:
- זמינות לנסיעה שבועית בין חיפה ועכו
Due to the ongoing conflict in Israel and upon advice from local authorities, it has been decided that The Holy Baháʼí Gardens and Shrine will remain closed until further notice. We look forward to reopening as soon as conditions permit
