وصف الوظيفة
ملخص الوظيفة
في قسم الحدائق، تحت الإشراف العام لفريق إدارة الحدائق، المساعد الإداري يؤدي ,ينسق ويشرف على المهام الإدارية, الفنية والمكتبية لدعم فريق إدارة الحدائق وموظفي قسم الحدائق، أداء مجموعة متنوعة من المهام المكتبية؛ قد يشرف على العمل المكتبي ودعم الموظفين، وأداء واجبات أخرى عندما يتم تعيينها.
الوظيفة تتضمن التعامل مع الموظفين، سواء كانوا محليين أو متطوعين بهائيين، فإن المساعد الإداري هو نقطة الاتصال الأولى، يتعامل مع الاستفسارات والطلبات. يتكلم اللغتين العبرية والعربية للتحدث مع الموظفين المحليين.
الوظيفة بدوام كامل, قد تكون هناك حاجة في بعض الأحيان للعمل ساعات إضافية أو في نهاية الأسبوع.
متطلبات العمل
- التنسيق والإشراف على المهام الفنية والإدارية بطريقة سريعة وفعالة
- الترجمة للغة الإنجليزية، العربية والعبرية أثناء التعامل مع طلبات الموظفين المحليين أو خلال اجتماعات مديري القسم مع الموظفين المحليين
- مراقبة وإدارة الحضور اليومي للموظفين المحليين
- تحضير كشف الرواتب الشهري
- إدارة طلبات الشراء, مذكرات التسليم, فواتير الدفع لموردي البضائع والمقاولين
- إدارة نظام حفظ الملفات واسترجاع الوثائق بالقسم
- تشغيل والحفاظ على التراسل والتواصل في الإدارة
- إدارة المخزونات, المواد, المخصصات والتوزيع
- التفاعل مع الهيئات الحكومية والمنظمات العمالية ، وتنفيذ المتطلبات الإدارية المرتبطة بها
- التواصل مع وتنفيذ متطلبات الإدارة نيابة عن مكاتب وأقسام المركز البهائي العالمي بإسم إدارة الحدائق – باللغة الإنجليزية
- تسجيل البيانات لحفظ سجلات الإداراة
- قد يشرف على الموظفين المكتبيين وموظفين مساعدين
- أداء مهام أخرى يكلف بها
الكفاءات
- مستوى متوسط من التخطيط, التنظيم, التواصل, المعرفة والقدرة على تنفيذ وتطبيق المهام الإدارية وإدارة المكتب
- القدرة على الحفاظ على السرية
- مهارات ممتازة في حل / تحكيم المشاكل
- مستوى عال من الاهتمام بالتفاصيل والدقة
- مهارات في الإدارة والقدرة على العمل تحت الضغط
- انجاز المهام بسرعة وفعالية
- شخصية مرنة وإمكانية العمل مع شخصيات متنوعة, بسلوك احترافي وأنيق
- القدرة على إيصال المعلومات بشكل فعال للموظفين والإدارة
- القدرة على التفاعل وتلبية احتياجات مجموعات متنوعة تتراوح من المشرفين إلى البستانيين
- العمل بشكل مستقل مع أو بدون إشراف
- تنظيم المواعيد بشكل مريح وإدارة التقويمات لأعضاء فريق الإدارة
- منظم للغاية ومرن ويتمتع بالتحديات الإدارية لدعم مكتب يضم أشخاص وبرامج متنوعة
- القدرة على التفاعل مع عدد كبير من الموظفين (على جميع المستويات), العمل بكفاءة وبوتيرة عالية، وأحيانًا تحت الضغط، البقاء مرنًا واستباقيًا وفعالًا، مع مستوى عالٍ من الاحتراف
- قدرة عالية على اتخاذ القرارات
متطلبات المهارة
- المعرفة بالإجراءات الإدارية والكتابية والأنظمة مثل Word و Outlook وإدارة الملفات والسجلات
- مهارات التواصل باللغة المكتوبة واللفظية
- القدرة على التواصل الكتابي و اللفظي باللغات الإنجليزية, العبرية والعربية
- مهارة باستخدام MS Outlook , Word و Excel
- كفاءة عالية في العمل مع نظام إدارة كشوف المرتبات
آخر:
- إمكانية السفر بين حيفا وعكا مرة واحدة في الأسبوع
Due to the ongoing conflict in Israel and upon advice from local authorities, it has been decided that The Holy Baháʼí Gardens and Shrine will remain closed until further notice. We look forward to reopening as soon as conditions permit
